Jumpa Lagi.
Bingung disuruh mengatur meeting perusahaan?
Berikut tipsnya
- Cari tahu judul meeting
- Peserta
- Tanggal
- Tempat
- Budget, terutama untuk meeting yg diselenggarakan di hotel/luar kantor
- Lama meeting, 2 jam? 4 jam?
- Sifat meeting : formal, informal
- Persiapan. Apa yang perlu kita persiapkan?
- Buatlah budget, berapa dana yang dibutuhkan apabila meeting diselenggarakan di hotel. Biasanya hotel akan memberikan harga paket Half Day atau Full Day untuk per orangnya, didalam budget juga anda masukkan biaya menginap, apabila sifatnya meeting adalah melebihi 1 hari, Hitung budget dalam biaya per orang, supaya mudah dalam kalkulasi biaya.
- Pesan tempat, Kita masih membicarakan meeting di luar kantor ya. Mintalah penawaran dari beberapa hotel, pilih yang sesuai dengan keperluan meeting, dengan mempertimbangkan luas ruangan, sarana hotel, dana yang tersedia. Fasilitas yang disediakan
- Setelah mengetahui tips diatas. kamu perlu memberikan undangan meeting kepada para peserta diatas. Undangan meeting berisi informasi yang tercakup dalam tips diatas. Sebelumnya adakan informasi secara tak langsung, terutama kepada pimpinan yang jadwalnya padat (apabila mengundang pimpinan lain) Sehingga tidak terjadi bentrok jadwal yang mengakibatkan tidak hadirnya pimpinan yg dianggap penting kehadirannya dalam meeting ini.
- Lay out ruangan,
- U Shape, Class room, theatre round table. Ditentukan sesuai dengan jenis meeting dan jenis kegiatan yang dilaksanakan didalam ruangan. Lebih jelasnya kita bahas terpisah ya
- Presentasi, jangan lupa buat back up di email selain di USB drive.
- Fotokopi bahan yang perlu dibagikan kepada peserta,
- Alat tulis (cek apakah pihak hotel memberikan fasilitas ini)
- LCD Projector, laptop, pointer, soundsystem
- Banner
- T-Shirt/seragam
- Notes untuk peserta (berisi agenda kegiatan, baju yg harus dipakai saat tertentu, ketentuan lain)
6. List tempat makan sekitar hotel, apabila atasan meminta makan malam diluar untuk menjalin keakraban
